Chapitre 2 – Planifier les présences et gérer les absences

2.1 – La construction d'un planning de présence : contraintes d'activité, compétences, rotations

Construire un planning de présence n'est jamais un simple exercice de remplissage de cases. C'est un art d'équilibriste qui exige de croiser plusieurs logiques apparemment contradictoires : la couverture de l'activité commerciale ou opérationnelle, la disponibilité des compétences clés, le respect du droit du travail et des conventions collectives, le souci d'équité entre les collaborateurs, et enfin la prise en compte des contraintes personnelles. Margaux, assistante administrative dans une agence évènementielle parisienne de douze salariés, construit ainsi tous les vendredis le planning de la semaine suivante en partant des évènements clients programmés, puis en affectant les profils techniques disponibles, en alternant les nuits de montage et en réservant deux journées blanches pour absorber les imprévus.

La première étape consiste à recenser les besoins de l'activité. Combien de personnes sont nécessaires à l'accueil le lundi matin de neuf à douze heures ? Quels créneaux nécessitent un encadrant senior ? Quelles plages présentent un pic de fréquentation ? À l'hôpital régional où exerce Lucas, le service des urgences exige un médecin senior, un médecin junior, trois infirmiers et un aide-soignant en permanence, vingt-quatre heures sur vingt-quatre. La deuxième étape inventorie les compétences et habilitations : un planning qui ne tiendrait pas compte des certificats de capacité, des habilitations électriques ou des langues parlées risquerait de mettre l'organisation en défaut lors d'un audit.

Vient ensuite la conception des rotations. L'enjeu est d'éviter les iniquités, les fatigues prolongées et les baisses de motivation. Les rotations classiques en trois huit ou en cinq sept (cinq jours travaillés sur sept) sont régulièrement utilisées dans l'industrie, la santé, la sécurité et l'hôtellerie. Anaïs, dans sa mairie, gère un planning roulant sur six semaines pour la police municipale qui assure des permanences le week-end : chaque agent travaille deux week-ends sur six, ce qui garantit une équité parfaite. Le planning final est partagé via le SIRH ou un outil dédié (Skello, Combo, PlanningPME) au moins deux semaines avant son entrée en vigueur, délai conventionnel minimum dans la plupart des secteurs.

Les 5 logiques à concilier dans un planning

2.2 – La gestion des absences prévues : congés, RTT, formation, mandat représentatif

Les absences prévues sont celles que l'organisation connaît à l'avance, parce que le salarié en a fait la demande dans les délais conventionnels. Elles regroupent les congés payés, les RTT, les congés pour évènements familiaux, les formations, l'exercice d'un mandat représentatif et certains congés exceptionnels. Bien gérées, elles ne perturbent pas le service ; mal anticipées, elles désorganisent une équipe entière. Camille, assistante RH dans le cabinet de propreté qui emploie deux cent trente agents, traite chaque semaine entre vingt et trente demandes d'absence, qu'elle saisit dans le SIRH avant transmission au manager pour validation.

La demande de congés payés doit respecter le délai conventionnel, généralement fixé à un mois avant la date souhaitée pour les congés principaux et à quinze jours pour les congés isolés. La demande de RTT obéit à des règles propres : si une partie des RTT est fixée par l'employeur (les fameux jours imposés), l'autre partie reste à la libre disposition du salarié, qui doit néanmoins respecter un délai de prévenance précisé par l'accord d'entreprise. La demande de formation, dans le cadre du plan de développement des compétences, est intégrée dans le planning par le service RH ; dans le cadre du CPF (compte personnel de formation), le salarié transmet une demande d'autorisation d'absence soixante jours avant le début pour une formation de moins de six mois.

L'exercice d'un mandat représentatif du personnel ouvre droit à des heures de délégation qui sont assimilées à du temps de travail effectif et qui doivent figurer comme absences prévues dans le planning. Le crédit d'heures varie selon le mandat : douze heures par mois pour un délégué CSE titulaire dans une entreprise de moins de cinquante salariés, jusqu'à vingt heures dans les structures plus grandes. Quentin, dans sa PME du bâtiment, intègre ainsi systématiquement les heures de délégation de ses deux élus CSE dans le planning hebdomadaire, en veillant à ne pas les programmer sur des chantiers où leur absence créerait un sous-effectif.

Les absences prévues et leurs délais de prévenance

2.3 – La gestion des absences imprévues : maladie, accident, garde d'enfant — procédures

Les absences imprévues sont par définition celles que l'organisation découvre le matin même, par un appel téléphonique du salarié, un SMS au responsable, parfois un message dans l'application de pointage. Elles déstabilisent immédiatement le planning, parfois la production, et peuvent générer un climat de tension si l'assistant ne réagit pas avec méthode. Sophie, dans sa PME industrielle de Roubaix, reçoit en moyenne quatre appels d'absence imprévue par semaine et applique une procédure formalisée affichée dans le règlement intérieur.

La procédure standard se déroule en quatre temps. Premier temps, la prise d'information : l'assistant note l'heure de l'appel, le motif déclaré, la durée prévisionnelle de l'absence et les engagements pris par le salarié (envoi d'un arrêt de travail, retour anticipé éventuel). Deuxième temps, la régularisation immédiate du planning : recherche d'un remplaçant interne, appel à l'intérim, redistribution des tâches. Troisième temps, l'information du manager direct et des collègues impactés. Quatrième temps, le suivi documentaire : enregistrement de l'absence dans le SIRH, attente de l'arrêt de travail (à recevoir sous quarante-huit heures), déclaration au service de paie pour le calcul des indemnités journalières.

Chaque motif d'absence imprévue a ses spécificités. L'arrêt maladie suppose la transmission d'un volet d'arrêt de travail (Cerfa 10170*06) dans les quarante-huit heures et entraîne une indemnisation par la Sécurité sociale après trois jours de carence (sauf accord d'entreprise plus favorable). L'accident du travail déclenche une déclaration d'accident du travail (DAT) à effectuer dans les quarante-huit heures auprès de la CPAM et ouvre droit à une prise en charge à cent pour cent dès le premier jour. Le congé pour enfant malade, prévu par l'article L1225-61 du Code du travail, peut être pris jusqu'à trois jours par an et par parent pour un enfant de moins de seize ans, sans condition d'ancienneté. Anaïs, à la mairie, applique en plus l'accord local qui rémunère ces journées dans la limite de cinq jours par an et par agent. La rigueur de cette procédure est gage de sérénité et protège juridiquement l'employeur.

2.4 – Le suivi des compteurs : heures

 supplémentaires, CET, heures à récupérer

Le suivi des compteurs d'heures et de droits constitue un volet capital de la gestion administrative des temps. Chaque salarié dispose en effet d'un ensemble de compteurs qui s'alimentent et se consomment au fil des mois : compteur d'heures supplémentaires, compteur d'heures à récupérer, compteur de RTT, compteur de jours d'absence, compteur de jours de fractionnement, parfois compteur d'épargne temps. Tenir ces compteurs à jour, c'est assurer la fiabilité de la paie, prévenir les contentieux et offrir au salarié une visibilité claire sur ses droits. Théo, dans son cabinet d'expertise comptable lyonnais, vérifie ainsi chaque fin de mois les compteurs des dix-sept collaborateurs en croisant les exports du SIRH avec les feuilles de temps signées.

Le compteur d'heures supplémentaires retrace, semaine par semaine, les heures effectuées au-delà des trente-cinq heures légales, le mode de compensation retenu (paiement ou repos), le repos compensateur déclenché en cas de dépassement du contingent annuel. Le compteur d'heures à récupérer regroupe quant à lui les heures travaillées en plus suite à une absence collective autorisée (intempéries, panne, pont collectif fermé) que le salarié doit récupérer dans les douze mois suivants, dans la limite d'une heure par jour et de huit heures par semaine. Margaux, dans son agence évènementielle, gère ce compteur après chaque pont, en planifiant les rattrapages sur les semaines moins denses.

Le compte épargne temps (CET) est un dispositif facultatif, mis en place par accord collectif, qui permet au salarié de capitaliser certains droits sous forme de jours ou d'argent. Il peut être alimenté par les jours de congés au-delà du cinquième mois, par des RTT, par des heures supplémentaires converties en repos, parfois par une prime annuelle ou un treizième mois. Les droits ainsi épargnés peuvent ensuite être utilisés pour financer un congé sans solde, un passage à temps partiel, une formation longue, voire un départ anticipé à la retraite. Lucas, à l'hôpital, suit le CET d'une douzaine de cadres qui ont choisi de capitaliser pour financer une cessation progressive d'activité.

Les compteurs individuels à suivre chaque mois

2.5 – Le calcul et l'analyse du taux d'absentéisme : méthode, interprétation, actions correctives

Le taux d'absentéisme est l'un des indicateurs sociaux les plus surveillés par les directions d'entreprise et les comités sociaux et économiques. Il mesure le rapport entre les heures ou jours d'absence non planifiés et le temps de travail théorique sur une période donnée. Sa formule de calcul standard est : (nombre de jours d'absence rémunérée ou non / nombre de jours théoriques travaillés) × 100. On y inclut généralement les arrêts maladie, les accidents du travail, les absences injustifiées et parfois les congés enfants malades. On en exclut les congés payés, les RTT, les jours de formation, le mandat représentatif et la maternité, qui ne sont pas des absences au sens propre. Camille, dans son cabinet de propreté, produit ce calcul chaque mois pour les deux cent trente agents et le présente au CSE trimestriel.

La méthode de calcul varie selon les périmètres et les hypothèses. Sur un mois de vingt-deux jours ouvrés pour un effectif de cent personnes, soit deux mille deux cents jours théoriques, quatre-vingt-huit jours d'absence représentent un taux d'absentéisme de quatre pour cent. Ce seuil de quatre pour cent est considéré comme le niveau de référence en France, selon les études du cabinet Ayming et de la DARES ; au-delà, on parle d'absentéisme préoccupant. Sophie suit ainsi mensuellement l'indicateur de sa PME industrielle, et a constaté en avril dernier une hausse à six pour cent dans l'atelier d'emboutissage, ce qui l'a conduite à alerter le service prévention.

L'analyse ne s'arrête pas au calcul brut. Elle doit identifier la cause profonde de l'absentéisme : pénibilité physique, conflits managériaux, mauvaise organisation du travail, problèmes de santé chroniques, démotivation. Les actions correctives découlent de ce diagnostic : aménagement ergonomique des postes (chez Sophie, achat d'un palan pour réduire les TMS), formation des managers à la prévention des risques psychosociaux, mise en place d'entretiens de retour après absence longue, déploiement d'un dispositif d'écoute et d'accompagnement (cellule d'écoute, médiation interne). Quentin, dans le bâtiment, a ainsi fait baisser le taux de quatre virgule huit à trois virgule deux pour cent en deux ans grâce à un plan combinant adaptation des EPI, rotations sur les postes pénibles et formation à la sécurité.